รีวิวโปรแกรมบัญชี AccCloud.co

[dreamyies]

คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Office เช่น Excel Word และ โปรแกรมบัญชี ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้  นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ email เป็นต้น  
ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า "โปรแกรมทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้

1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2.การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ และการควบคุม
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้อง และเชื่อถือได้

ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวคือ ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ไม่มีความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ อาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้แค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่พอทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็อาจจะไม่พอจึงเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน  

แล้วจะรู้ได้ยังไงครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??

โดยธรรมชาติแล้ว  ตอนเริ่มต้นธุรกิจ ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับว่า บัญชีจะเป็นยังไง คือจะสนใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน  ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน  ดังนั้นตอนแรกๆ ของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แต่เมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจเราเองว่า จริงๆแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูเท่าไหร่กันแน่   ตอนนี้ผู้ประกอบการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่ตอบสนองธุรกิจของเขา

คราวนี้เราก็ต้องมาดูต่อว่า แล้วธุรกิจเราต้องการแค่ไหน  ต้องการแค่นี้ก็พอแล้ว หรือ ต้องมากกว่านี้อีกเช่น  ธุรกิจเรามีการ pack สินค้าหรือ จัดชุดไปขายตามช่วงเทศกาล ธุรกิจเรามีการสั่งผลิตสินค้าเพื่อขาย ธุรกิจเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้  หรือธุรกิจเราไม่มีสินค้าเลย  มีแต่แค่บริการอย่างเดียวก็ต้องดูว่าจะควบคุมอะไรบ้าง เป็นต้น  ธุรกิจเราปกติแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าแล้วค่อยมาเคลียร์กันหรือเปล่า หรือสินค้าของธุรกิจเรามันพิเศษเช่นมี Serial No มี วันหมดอายุ มี Lot อะไรประมาณนี้หรือไม่  ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการเหล่านี้  นั่นแสดงว่า โปรแกรมบัญชี ที่ตอบแค่ความต้องการขั้นพื้นฐานไม่พอเสียแล้ว
เราจะต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ  แต่แน่นอนว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง  ถ้ายิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน ดังนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจำเป็นต้อง ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อให้ใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขั้น ERP ให้ได้   

ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชี ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud เช่นกัน โดยเริ่มแรกในตลาดจะเป็นโปรแกรม straccountonline เกิดมาตั้งแต่ 10 ปีทีแล้ว แต่เข้าใจว่า internet ยุคนั้นช้า บวกกับความไม่เชื่อมั่นในเรื่องความปลอดภัยบน internet โปรแกรมจึงไม่ได้เป็นที่กล่าวขวัญมากมาย   ถัดมาโปรแกรม straccountonline ได้พัฒนา Version ใหม่ขึ้นมาภายใต้ชื่อ ACCCLOUD.CO ซึ่งเป็น ระบบที่มีฟังก์ชั่นสูงกว่าตัวเดิมมาก  ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ โดยโปรแกรมเน้นไปทางด้านการผลิตมากขึ้น  
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co การเข้าโปรแกรมจะเข้าผ่าน www.acccloud.co แล้วเลือกไปที่ Log In ดังรูป

ทางผู้ผลิตเขาให้ผู้สนใจเข้าไปทดลองใช้งานได้โดยกดปุ่ม Demo ในหน้าจอ Log In ดังรูปครับ

  พอเราเข้ามา จะเป็นหน้าจอแสดงภาพรวมของระบบดังรูป

ถ้าคนเคยเล่นโปรแกรมบัญชีบน window มาก่อนจะดูแล้วคุ้นเคยเพราะมีการแยกหน้าคล้ายๆกัน  

หน้าแรกจะบอกถึงสถานะกิจการว่าวันไหนจะต้องวางบิล ต้องขึ้นเงินเช็ค ต้องผ่านเช็ค ต้องรับสินค้าจากในสั่งซื้อใบไหนบ้าง  ซึ่งจะสะดวกมากสำหรับผู้ทำงานเพราะจะแยกตามแต่ละระบบงาน  ด้านขวามือจะเป็นบอกถึงสถานะบริษัท ว่าตอนนี้มีลูกหนี้คงค้างเท่าไหร่ มีสินค้าคงค้างอะไรบ้างเหลือเท่าไหร่

ด้านบนขวามือจะเห็นว่ามี 3 ขีดอยู่นั่นคือ เมนูสำหรับติดตั้งรหัสต่างๆ

เช่นติดตั้งรหัสสินค้า ติดตั้งคลังสินค้า ติดตั้งต้นทุนมาตรฐาน ติดตั้งสูตรการผลิต ติดตั้งตารางราคา (ในกรณีที่ราคาสินค้าผูกกับลูกค้าแต่ละราย)   หรือ ติดตั้งรหัสบัญชี ติดตั้งรหัสลูกค้า  ติดตั้งรหัสผู้จำหน่าย  รหัสเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญซึ่งเปรียบเสมือนรากหรือ โครงหลักของโปรแกรมบัญชี เป็นต้น

หลังจากที่เราได้ทำการ Setup รหัสพื้นฐานของโปรแกรมบัญชี AccCloud.co แล้ว  คราวนี้ก็เป็นการวาง Flow การทำงานของกิจการ เช่น กิจการของเราเป็นกิจการประเภทการผลิตสินค้าเพื่อจำหน่าย แน่นอนว่าจะต้องมีฝ่ายผลิต ในการผลิตสินค้าในแต่ละครั้งต้องมีสูตรการผลิต เช่นเดียวกัน  สูตรการผลิตของเราโดยมากแล้วจะไม่คงที่  หรือ เปลี่ยนไปตามลูกค้าที่เข้ามาสั่งด้วย 


Website : www.acccloud.co