การจัดงาน Event ให้โดดเด่นด้วยฝีมือ Organizer

[nanthanida]

บทบาทการทำงานของ Organizer
เป็นงาน "ขายฝัน" สร้างฝันของลูกค้าให้เป็นจริง โดยมีการสอบถามจุดประสงค์ และเป้าหมายของการจัดงานของลูกค้าเจ้าของงานก่อนดำเนินงานทุกครั้ง มีการวางแผนร่วมกัน เพื่อที่จะดำเนินกิจกรรมให้สอดคล้องกับ"ความต้องการของลูกค้า" โดยทีมงาน Organizer ต้องสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าเพื่อเข้าถึงความต้องการลูกค้าอย่างแท้จริง ก่อนดำเนินจัดงานต้องมีความเข้าใจรายละเอียดของการจัดงาน-งานอีเว้นท์ และงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ลูกค้ากำหนดไว้ ให้ข้อมูลทั้งหมดตรงกันก่อน เพื่อทีมงานดำเนินงาน "สิ่งที่ลูกค้านำเสนอ" ให้เป็นรูปธรรม ตามสัญญาได้
การประชุมเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์การจัดกิจกรรมทางการตลาดให้แน่ชัด! ควรมี "ผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ" มาร่วมประชุมด้วย เพื่อที่ต้องตัดสินใจการสร้างกิจกรรมร่วมกัน และหากมีปัญหาเกิดขึ้นที่ต้องการแก้ไขในเวลากระชั้นชิด ระหว่างการประชุมจะได้แก้ไขได้ทันเวลา

ในการประชุมครั้งแรก ทางทีมงานออกาไนเซอร์-รับจัดงานอีเว้นท์ จะเป็นผู้ที่รับฟังและเก็บรายละเอียด Concept งานของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อวางแผนงานนำเสนอไอเดียให้ลูกค้าในโอกาสครั้งต่อไป ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะให้ระยะเวลาทีมงานออกแบบนำเสนองานเบื้องต้น 5-7 วันทำการ

การจัดกิจกรรมให้โดดเด่น-การจัดงานเลี้ยง ตอบสนอง Concept และวัตถุประสงค์ของลูกค้า การจัดกิจกรรมการตลาดจึงเข้ามามีส่วนร่วม เช่น การประชาสัมพันธ์ , การเปิดตัวสินค้า , การจัดนิทรรศการ ลูกค้าควรเลือกกิจกรรม 1 อย่างเท่านั้น เพื่อทางทีมงานจะกำหนดกิจกรรมที่มุ่งเป้าหมายเพิ่มยอดขายสินค้าทะลุเป้า

ตำแหน่งสายงาน Organizer มี 5 ตำแหน่ง คือ
1.Business Development หรือ Sale Director หน้าที่หลักคือการหาลูกค้า มีประสบการณ์การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้าทั้งเชิงลึกและเชิงกว้าง เพื่อการเจรจาต่อรองธุรกิจประสบผลสำเร็จด้วยดี
2.AE (Account Executive) หน้าที่หลักคือดูแลด้านงบประมาณที่ลูกค้ากำหนดไว้ และประสานงานกับทีมงานด้านความคิดสร้างสรรค์
3.Creative หน้าที่หลักคือคิด Concept งาน สร้าง Theme การตลาดให้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้มากที่สุดสามารถนำเสนอไอเดียงานได้ โดยใช้ไหวพริบปฏิภาณที่ดีเลิศ มีทักษะการจูงใจ โน้มน้าวใจให้ลูกค้าซื้อผลงานของตนเองได้
4.Producer หน้าที่หลักคือลงมือจัดกิจกรรม โดยการประสานงานคัดเลือกองค์กรภายนอกเข้ามารับช่วงงาน Out Source มาดูและรายละเอียดต่างๆ ของงานที่เกิดขึ้น
5.Designer หน้าที่หลักคือออกแบบ งานศิลปะ หรือผลิตสื่อที่เกี่ยวข้องกับการจัดกิจกรรม

ตำแหน่งบริษัท Organizer บางแห่งมีขนาดเล็กอาจใช้ 1 คนมี 2 ตำแหน่งเลยก็ได้ เช่น หน้าที่หลักเป็น AE ต้องทำ Creative ร่วมด้วย ซึ่งต้องคิดนำเสนองาน และคอยประสานงานกับลูกค้าตลอดเวลา สำหรับงานส่วนอื่น บริษัท Organizer สามารถจ้างให้บริษัทฯภายนอก Out Source เข้ามาช่วยดูแล สนับสนุนงานด้านเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น การจัดแสดงแสงสีเสียง หาพริตตี้ หรืองานก่อสร้างบู๊ท, ป้ายประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้อง-ออกงานอีเว้นท์ เป็นต้น
"ความเชี่ยวชาญ" ของบริษัท Organizer โดยปกติแล้วจะไม่รับตั้งชื่อแบรนด์สินค้า และออกแบบบรรจุภัณฑ์ เนื่องจากเป็นงานที่ไม่ถนัด ผู้ว่าจ้างจึงต้องเข้าใจว่าบริษัทที่ตนสนใจเป็นบริษัทตัวแทนโฆษณาประเภทไหน มีทักษะด้านใด มีผลงานมาก่อนหรือไม่?
อย่างไรก็ตาม บริษัท Organizer ที่มีวิธีการดำเนินกิจกรรมการตลาดที่ดี ก็ยิ่งสามารถสร้างภาพพจน์ที่ดีให้เกิดกับแบรนด์ได้

การนำเสนองานของ บริษัท ออร์กาไนเซอร์-จัดงานออกบูธ
หลังจากรับบรีฟจากลูกค้า เมื่อครบกำหนดวันที่นำเสนองาน จะต้องเริ่มต้นด้วยการทบทวน "วัตถุประสงค์" ของการจัดงานให้เรียบร้อย เพื่อตรวจสอบว่ามีความเข้าใจตรงกันหรือไม่ ?

สามารถเริ่มต้นด้วย "คำถาม" ซึ่งควรจะมีเทคนิคให้ลูกค้า "เห็นด้วย" อยู่เสมอ   จากนั้นจึงค่อยๆอธิบายลักษณะงานที่ออกแบบมา โดยผ่านการจัดทำ Presentation ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด เพื่อให้ลูกค้าเห็นภาพ และเข้าใจชัดเจนมากขึ้น Creative หรือผู้นำเสนอแผนกิจกรรมการตลาดนี้จึงต้องมีบุคลิกภาพที่ดี น่าเชื่อถือ กล้าประสานตา น้ำเสียงชัดเจน และมีภาษากายอย่างเหมาะสม
***สุดท้าย ต้องเป็นตัวของตัวเอง (Be Yourself) ให้มากที่สุด*** เพื่องานที่เรารัก-รับจัดงานอีเว้นท์

ขอบคุณข้อมูลจาก http://www.northtridge.com/

[banknaza]

คุณขายอะไรครับ  ดู กฎด้วยครับ