5 ข้อดีของการสร้าง Workflow ในระบบการจัดการเอกสาร

[cotactic2021]

5 ข้อดีของการสร้าง Workflow ในระบบการจัดการเอกสาร



การจัดการเอกสารถือเป็นขั้นตอนที่จะช่วยให้การใช้กระดาษให้น้อยลงในองค์กร การสร้าง Workflow จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้ธุรกิจสามารถเติบโตและขยายขนาดในการบริหาร ช่วยให้กระบวนการทำงานในองค์กรหรือธุรกิจมีความคล่องตัว ทำให้ธุรกิจสามารถเคลื่อนย้ายเอกสารได้โดยง่ายด้วยการแชร์เอกสาร และการเตือนความจำส่วนบุคคล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดเวลามากขึ้น และมาดูกันว่า Workflow ในระบบการจัดการเอกสาร สามารถช่วยอะไรคุณได้อีกบ้าง

1. ความรับผิดชอบ
Workflow สามารถกำหนดผู้ใช้ได้ว่าสมาชิกแต่ละคนมีความรับผิดชอบอย่างไร โดยแสดงผลในการปฏิบัติหน้าที่และความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคน มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการทำงานตามกำหนดเวลาและตรงเวลา

2. การลดข้อผิดพลาด
การสร้าง Workflow ในระบบจะช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์และค่าใช้จ่ายรายชั่วโมงที่ใช้ในการติดตามและแก้ไขข้อผิดพลาด

3. การสื่อสารและการเชื่อมต่อถึงกัน
Workflow จะช่วยให้การเข้าถึงเอกสารง่ายมากขึ้น เอกสารจะถูกแบ่งปันให้กับผู้ใช้งานในระบบที่ต้องการเอกสารและข้อมูลนี้ ให้การเข้าถึงเอกสารและข้อมูลรวดเร็วมากขึ้น

4. Productivity
ลดขั้นตอนและความจำเป็นในการติดตามเอกสารทีละรายการ ช่วยเพิ่มชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ให้สามารถมุ่งเน้นการทำงานไปที่การสร้างผลลัพธ์และการสร้างรายได้

5. การกำกับดูแล
มีการแสดงผลให้ผู้บริหารระดับสูง‍ ในการวิเคราะห์และติดตามผลในภาพรวมขององค์กรและธุรกิจ ให้สามารถมองเห็นปัญหาและแก้ไขได้ทัน

การจัดการเอกสารด้วย Workflow ทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดค่าใช้จ่ายของบริษัท ช่วยให้พนักงานมีเวลาในการทำงานมากขึ้น และขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างมั่นคง