ลดความยุ่งยากงานบัญชี ด้วย Invoice Processing System ระบบจัดการใบแจ้งหนี้

[cotactic2021]

ลดความยุ่งยากงานบัญชี
ด้วย Invoice Processing System ระบบจัดการใบแจ้งหนี้

หากถามคนในองค์กรว่าฝ่ายไหนมีความซับซ้อนด้านกระบวนการทำงานหรือเอกสารมากที่สุด เชื่อว่าส่วนใหญ่คงตอบว่า "บัญชี" เพราะฝ่ายนี้ขึ้นชื่อเรื่องกองเอกสารไม่ว่าจะเป็น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี รวมถึงใบแจ้งหนี้ (Invoice) ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญไว้เรียกเก็บค่าบริการต่าง ๆ ขององค์กร เป็นเอกสารที่ต้องใช้เวลาตรวจสอบนานเพราะมีจำนวนมากต่อเดือนและต้องเทียบข้อมูลกับใบสั่งซื้อ (PO) ปัจจุบันจึงมี Invoice Processing System ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ เข้ามาเป็นตัวช่วยจัดการเอกสารในฝ่าย เพื่อลดความยุ่งยากงานบัญชี ด้วยคุณสมบัติ ดังนี้
1.ลดเวลาการดำเนินงาน
เนื่องจาก Invoice Processing System ช่วยแยกประเภทเอกสารทำให้ง่ายต่อการค้นหาใบแจ้งหนี้ เพราะสามารถใช้ Keyword ค้นหาไฟล์จากระบบได้เลย ช่วยให้บุคลากรฝ่ายบัญชีไม่ต้องเสียเวลาหรือแรงกายในการหาใบแจ้งหนี้จากกองเอกสาร
   2.ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร และเอกสาร
เมื่อองค์กรสามารถลดเวลาการดำเนินงานอย่างที่บอกข้างต้น นั่นหมายถึงประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรอย่างค่าโอทีหรือค่าจ้าง Outsource นอกเวลาได้ด้วย รวมถึงการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ที่องค์กรไม่ต้องเสียต้นทุนค่ากระดาษ กรณีตรวจสอบ แก้ไข หรืออนุมัติเอกสาร เพราะสามารถทำผ่าน Invoice Processing System ได้เลย
   3.ลดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้
ระบบสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับใบสั่งซื้อ (PO) และมีการแจ้งเตือนกำหนดชำระเงินแบบอัตโนมัติ ช่วยให้บัญชีทำจ่ายได้ตรงเวลามากขึ้นพร้อมการจัดลำดับเอกสารชำระเงินที่ช่วยลดความเสี่ยงใบแจ้งหนี้สูญหาย
   4.รวบรวมข้อมูลเชิงลึกเพื่อปรับการทำงานในอนาคต
เพราะระบบมีการบันทึกข้อมูลการชำระเงินแต่ละฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น ลูกค้า, พาร์ทเนอร์ หรือซัพพลายเออร์ ซึ่งข้อมูลส่วนนี้สามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจในอนาคตได้ว่า จะดำเนินการต่อบุคคลดังกล่าวไปในทิศทางใด เช่นการเจรจาเมื่อลูกค้าขอส่วนลด หรือต่อสัญญากับซัพพลายเออร์แต่ละเจ้า
   5.ควบคุมความโปร่งใสในการทำงาน
อย่างที่บอกว่าสามารถตรวจสอบความถูกต้องพร้อมเรียกดูเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีการติดตามสถานะการชำระเงินรวมถึง KPI ของใบแจ้งหนี้เพื่อดูว่าฝ่ายบัญชีมีการทำจ่ายตามยอดเงินได้ครบถ้วนและตรงตามเวลาที่กำหนดหรือไม่ เพื่อตรวจสอบเรื่องค่าใช้จ่ายที่เสี่ยงถูกคอร์รัปชัน และหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อเวลาการทำงานของฝ่ายอื่นในองค์กร 

ตอนนี้ทุกคนก็ได้รู้แล้วว่าคุณสมบัติทั้ง 5 ข้อของระบบจัดการใบแจ้งหนี้จะเข้าไปช่วยลดความยุ่งยากงานบัญชีได้อย่างไรบ้าง หากคุณอยากได้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือมองหาที่ปรึกษาเบื้องต้น เราพร้อมให้บริการ Invoice Processing Service ของ Ditto (Thailand) ที่สามารถปรับโซลูชันให้เหมาะกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ 

อ้างอิง
https://itechdata.ai/benefits-of-automated-invoice-processing-software/ 
https://www.hyland.com/en/solutions/accounting-and-finance/accounts-payable-automation/invoice-processing