กิมหยง - ตะลุงเว็บบอร์ด

โลกทุกวันนี้ กำลังก้าวสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว ทุกอย่างถูกเก็บในลักษณะของเอกสารออนไลน์ และเป็นไฟล์ดิจิทัล ที่สามารถเรียกดูได้ง่าย และยิ่งในช่วงโควิด-19 ที่สำนักงานต่าง ๆ ต้อง Work from Home ทำให้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นหนึ่งสิ่งที่เข้ามามีบทบาทสำคัญ และมีคนเปลี่ยนมาใช้มากยิ่งขึ้น วันนี้เราจะมาลองเปรียบเทียบให้เห็นชัด ๆ เลยว่า ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดีอย่างไร เมื่อเทียบกับการจัดเก็บเอกสารแบบเก่า ซึ่งเก็บเป็นแฟ้มกระดาษ



ประหยัดค่าใช้จ่าย
   หลายคนอาจจะมองว่าระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงทุนจำนวนมหาศาล แต่ในความเป็นจริงแล้ว จะมีความยุ่งยากในช่วงแรก ๆ เท่านั้น เพราะเมื่อติดตั้งระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปแล้ว ก็จะสะดวกสบายมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษในการพิมพ์เอกสาร ไม่ต้องซื้อหมึกจำนวนมากมหาศาล เมื่อเราพิมพ์งานน้อยลง เราก็ไม่จำเป็นจะต้องซื้อเครื่องพิมพ์จำนวนมาก ไม่ต้องซื้อชั้นวางเอกสารเพื่อจัดเก็บเอกสาร ไม่ต้องสร้างห้องเอกสาร และเปิดแอร์เพื่อคงอุณหภูมิที่เหมาะสมเอาไว้ และไม่ต้องเสียเงินไปกับการทำลายเอกสารเก่า ๆ ที่ไม่ใช้งานแล้ว
   ดังที่กล่าวมาจะเห็นว่า การเก็บเอกสารแบบเก่า จะมีทั้งค่าใช้จ่ายที่เป็นตัวเงิน และค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่ตัวเงิน ด้วยเหตุนี้ การหันมาใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็จะช่วยเราประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อมได้มากขึ้น


ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
   เคยไหมกับการหัวเสียเรื่องการหาเอกสารที่ต้องการไม่เจอ และยิ่งหากว่าเป็นเอกสารที่เก็บเอาไว้นานมาก ยิ่งหาก็ยิ่งหงุดหงิดหัวใจ แต่ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้เราสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว เพียงปลายนิ้วสัมผัส ไม่เจอเข้าไปในห้องเก็บเอกสาร เพื่อเจอกับฝุ่นจำนวนมหาศาล ไม่ต้องหัวเสียอีกต่อไป เพราะทุกอย่างถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยในระบบ ค้นหาง่าย ไม่มีทางหายอย่างแน่นอน  หมดปัญหาเวลาต้องการหาเอกสารด่วน แต่หาไม่เจออีกเลย


สำนักงานเป็นระเบียบร้อย
   ใครเคยเข้าไปที่สำนักงานที่มีกองแฟ้มเอกสารและกระดาษเต็มไปหมดบ้าง นอกจากจะทำให้ที่ทำงานไม่น่ามองแล้ว ยังทำให้เกิดฝุ่น กระทบต่อสุขภาพคนทำงานอีกด้วย สถานที่ทำงานควรจะเป็นระเบียบเรียบร้อย ปราศจากสิ่งของรกรุงรัง หรือว่าฝุ่นละออง เพื่อสุขภาพอนามัยที่ดีของเรานั่นเอง


ประหยัดเวลา
   นอกจากจะประหยัดเงินแล้ว ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยังเป็นระบบที่ช่วยให้ระบบจัดการเอกสารภายในสำนักงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว และเป็นระเบียบเรียบร้อย หากมีเอกสารที่ต้องเซ็นอนุมัติ ก็สามารถดำเนินการได้เลย แม้ว่าจะไม่ได้เข้ามาที่สำนักงานก็ตาม

นี่คือข้อดี 4 ข้อของการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหนือกว่าระบบเก็บเอกสารแบบเก่า ที่เปลืองทั้งงบประมาณ และพื้นที่จัดเก็บ ที่สำคัญระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้กระบวนการทำงานเอกสารภายในสำนักงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และปลอดภัยยิ่งขึ้นอีกด้วย